Preguntas Frecuentes sobre Veri*factu y los Sistemas Informáticos de Facturación
La certificación de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) ha surgido como un tema clave desde la implementación de la Ley Antifraude en España (Ley 11/2021). Las empresas que utilizan software de facturación deben familiarizarse con esta normativa para asegurar el cumplimiento tributario y evitar sanciones. En este artículo, resolveremos las preguntas más frecuentes sobre Veri*factu y la certificación de los SIF, basándonos en las directrices oficiales de la Agencia Tributaria.
¿Qué es Veri*factu y por qué es relevante?
Veri*factu establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos empleados en los procesos de facturación. Este marco tiene como objetivo garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación, proporcionando mayor transparencia en las operaciones económicas y evitando el fraude fiscal.
Desde la entrada en vigor de la normativa, los sistemas de facturación que se utilicen deben ser certificados mediante una Declaración Responsable, emitida por el productor o desarrollador.
Preguntas Comunes sobre la Certificación de los SIF
1. ¿Cómo se certifica un Sistema Informático de Facturación?
La certificación de los SIF se realiza mediante una Declaración Responsable emitida por el propio productor. Esto significa que el desarrollador o fabricante asegura que su software cumple con las disposiciones legales, incluyendo el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria y el Reglamento de Requisitos de Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023.
La Declaración Responsable debe:
Estar por escrito y ser visible en cada versión del sistema informático.
Ser accesible tanto para el cliente como para el comercializador al momento de la adquisición.
Nota clave: No es necesario un proceso de certificación por un organismo externo. Es un procedimiento interno que recae directamente en el productor.
2. ¿Es obligatorio certificar cada versión de un SIF?
Sí. Cada versión de un SIF, independientemente de las modificaciones que incluya, debe ser certificada de manera individual. Esto garantiza que cada versión cumple con los requisitos legales en vigor.
Por ejemplo, si un desarrollador lanza una nueva actualización, debe emitir una nueva Declaración Responsable que certifique que dicha versión cumple con los estándares.
3. ¿Quién es el responsable de emitir la certificación?
La responsabilidad de emitir la certificación recae exclusivamente en el productor del SIF. Sin embargo, los comercializadores que no sean fabricantes deben asegurarse de que los SIF que distribuyen estén debidamente certificados.
Si no certificas los productos que comercializas, podrías incurrir en las responsabilidades indicadas en el artículo 201.bis de la Ley General Tributaria.
4. ¿Un producto de facturación necesita registro previo para ser comercializado?
No. La normativa no exige un registro previo de los SIF antes de su comercialización. Lo esencial es que estén correctamente certificados mediante Declaración Responsable.
5. ¿Debe la certificación estar disponible dentro y fuera del SIF?
Sí. La certificación debe ser accesible de las siguientes maneras:
Internamente en el propio sistema informático, por ejemplo, mediante una opción en el menú de ayuda.
Externamente, para ser revisada por clientes potenciales o comercializadores antes de adquirir el SIF. Puede proporcionarse en formato físico (como un documento PDF) o digital, accesible por Internet.
Esta facilidad de acceso asegura la transparencia en el cumplimiento normativo.
6. ¿Qué ocurre si un cliente no actualiza su SIF a una versión compatible con la normativa?
En este caso, la responsabilidad recae sobre el cliente. Los productores tienen la obligación de proporcionar soporte solo para las versiones adaptadas a la normativa vigente. Desde el momento en que los periodos transitorios de la normativa hayan concluido, todos los sistemas que no cumplan dejarán de ser legales.
7. ¿Las ampliaciones o modificaciones a un SIF original deben certificarse?
Cualquier modificación o ampliación realizada a un SIF por terceros debe incluir también su propia certificación. Por ejemplo:
Si una empresa añade nuevas funcionalidades al sistema original, debe emitir una Declaración Responsable para esa ampliación.
Si el usuario realiza modificaciones internas, será su responsabilidad emitir la certificación correspondiente.
8. ¿Qué datos debe incluir la Declaración Responsable?
El Reglamento exige que la Declaración Responsable contenga:
Información sobre el sistema informático, describiendo su composición, funcionalidades y características de instalación.
Datos identificativos y de contacto del productor.
Fecha y lugar de emisión de la certificación.
En la sede electrónica de la Agencia Tributaria se pueden encontrar ejemplos detallados que sirven como guía.
Mejorando la Transparencia a través de Veri*factu
La implementación de Veri*factu y la certificación de los Sistemas Informáticos de Facturación representan un avance significativo en la lucha contra el fraude fiscal. Al adaptarse a esta normativa, las empresas no solo cumplen con sus obligaciones legales, sino que también ganan confianza y credibilidad frente a clientes y administraciones tributarias.
Si eres productor, comercializador o usuario de sistemas de facturación, asegúrate de que tus sistemas cumplen con los nuevos requisitos. Implementar estas medidas hoy te permitirá operar con tranquilidad mañana.
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Si aún tienes alguna duda, te recomendamos visitar la página oficial de la Agencia Tributaria Española.
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